Intosome-blogi

Yhteisölliset toimintatavat ja kymmenen työkalua

”Everything that can be social will be”, on Dachis Groupin toimitusjohtaja Jeff Dachis sanonut viitaten yritysmaailman yhteen isoon trendiin. Moni vielä nieleskelee, kun tällainen ajatus esitetään. Kyse on kuitenkin selkeästä kehityssuunnasta, joka liittyy avoimuuteen, ketteryyteen, yhteistyöhön – ja yrityksissä ennen kaikkea toiminnan kehittämiseen.

Paremmat työkalut tulevat vanhojen rinnalle ja voivat osin myös korvata niitä. Kirjeistä on siirrytty telefaksiin, faksista sähköpostiin. Sähköposti ei kuitenkaan vastaa tämän päivän tietointensiivisen, hajautetun ja dynaamisen työn tarpeita yhdessä tekemisessä, keskustelussa tai vaikkapa ideoinnissa.

Sähköposti on edelleen mielestäni hyvä työkalu, ja sille löytyy yhä käyttöä. Samoin paperi ja kynä ovat käyttökelpoisia. Digitaaliset yhteisölliset työkalut ovatkin tulleet täydentämään työkalurepertuaaria. Esimerkiksi hajautetussa organisaatiossa korkkitaulu ilmoitustauluna kahvihuoneen seinällä ei toimi.

Käytäntö osoittaa, etteivät enää vain valveutuneet yritykset, vaan organisaatiot konepajoista raksafirmoihin, ovat lähteneet hyödyntämään digitalisaation mahdollisuuksia yhteisöllisessä työskentelyssä. Palvelut, kuten vaikkapa Yammer tai Google Drive on helppo ottaa käyttöön. Vähitellen on kuitenkin alettu herätä todellisuuteen, että erilaisia sähköisiä työkaluja on käytössä enemmän kuin pystytään hallitsemaan.

7415707184_25317fbbfe_b

Kun pikkuhiljaa niihin vanhoihin ja epäsosiaalisiinkin työkaluihin tulee erilaisia vuorovaikutteisia ominaisuuksia, saatetaan huomata, että samalla tavalla kuin asiakkaiden organisaatiosta käymät keskustelut internetissä, myös yrityksen työntekijöiden sisäiset keskustelut hajaantuvat moneen eri välineeseen. Huomaamatta järjestelmiä on otettu käyttöön miettimättä kokonaiskuvaa, eli mitä milläkin välineellä tehdään.

Pahimmassa tapauksessa samaa tietoa tallennetaan useaan eri järjestelmään, eli se minkä piti helpottaa työtä aiheuttaakin lisää työtä. Uusi työkalu hankitaan yritykseen, onhan se täynnä mahdollisuuksia lisätä vuorovaikutusta, parantaa tiedonkulkua ja helpottaa työtä.

Yksi esimerkki kertoo uuden hienon työkalun kokeilun kuoppaamisesta, kun sen avulla käytävä keskustelu meni työntekijöiden viikonloppukuulumisten jakoon. Toinen, ja ehkä valitettavasti tutumpi, tapaus on yritys, jossa uutta hienoa työkalua ei kukaan todellisuudessa käytä. Kaikessa tohinassa unohdetaan ne tärkeimmät, eli käyttäjä ja käyttö, eli ehkäpä toisin sanottuna jalkautus ja yhteisesti sovitut toimintatavat.

On hyvä, että uusiin mahdollisuuksiin työn tehostamisessa ja tuottavuuden parantamisessa on herätty. Se on tärkeä askel. Se, mitä vielä voisi tapahtua, olisi kokonaisvaltaisempi ja liiketoimintalähtöisempi suhtautuminen yhteisöllisiin työkaluihin.

Kuva CC: starmanseries

3 Comments

  1. Kiitos hyvästä kirjoituksesta. Ryhdyin ensin kommentoimaan, mutta se rönsysi niin, että päätin tehdä kokonaan oman blogikirjoituksen: http://www.outilammi.com/2013/12/yhteisollinen-tapa-toimia-on-koko.html

  2. Kiitos Outi. Hyvän rönsyn kirjoitit sinäkin :)