Case SKS Connecto

SKS Connecto tehosti sisäisiä prosessejaan digitalisoimalla kommunikaatiota ja yhdessä työskentelemistä

SKS Connecto oli mukana Tekesin rahoittamassa Best Network -yritysryhmähankkeessa, jossa parannettiin teollisuusyritysten kilpailukykyä prosessien tehostamisen ja teknologian hyödyntämisen kautta.

Hankkeen yhtenä osana oli yhteisöllisen työskentelyn jalkauttaminen. Tavoitteena oli parantaa tietojen jakamista työntekijöiden kesken, vähentää siiloutumista ja lisätä tehokkuutta vähentämällä turhan ja päällekkäisen työn tekemistä.

Intosome Oy toimi Best Network -hankkeessa asiantuntijana auttamassa yrityksiä tunnistamaan liiketoimintalähtöisiä kehittämistarpeita ja jalkauttamaan uusia työskentelytapoja ja digitaalisia työkaluja jokapäiväiseen työhön. SKS Connecton Vieremän toimipaikan yhdeksi kehittämistarpeeksi valittiin alihankkija-päämies -kommunikaatio. Sitoutuminen projektiin koettiin yrityksen sisällä vahvaksi, mutta päämiehien sitouttaminen osoittautui haasteellisemmaksi.

“Alun perin uusia toimintatapoja ja digitaalisia työvälineitä alettiin käyttää päämiehiemme kanssa. Tarkoituksena oli hoitaa mm. valmistettavien tuotteiden kuviin ja rakenteisiin sekä toimituksiin liittyvät kysymykset sähköpostin ja puheluiden sijasta ryhmätyövälineiden avulla. Päämiesyhteistyössä emme onnistuneet saavuttamaan uuden toimintatavan hyötyjä täysimääräisesti. Emme silti hylänneet hyväksi havaittuja toimintamalleja, vaan siirsimme ne Intosomen tukemana omaan sisäiseen viestintäämme”, kertoo SKS Connecton laatukoordinaattori Rauno Martikainen.

Nyt uuteen toimintatapaan on siirrytty sekä Vieremällä että Hyvinkäällä tuotannossa, varastoinnissa ja osto-osastolla, joiden välillä keskinäinen tiedonvaihto ja kommunikaatio on kaikkein tarpeellisinta.

“Viestitään saldopuutteista, tilauksien tilanteista ja toimitusketjuun liittyvästä tiedosta. Suurin hyöty on varmasti tiedon nopea välittäminen liki reaaliajassa siten, että kaikki, jotka tietoa tarvitsevat, myös saavat sen heti. Tämä vaikuttaa siten, että turha kyseleminen on vähentynyt ja ylipäänsä prosessit ovat tehostuneet.”

Digitaalisten työvälineiden käyttöönottoon ei liittynyt suurempia haasteita. Työvälineinä käytettiin pilvipalveluita, joista pilotoinnin jälkeen vakiinnuttiin käyttämään mikroblogipalvelu Yammeria. Käyttöönotto oli helppoa, palvelu skaalautui hyvin eikä työkalun käytön opetteleminenkaan tuottanut ongelmia. Haasteet liittyivät toimintakulttuurin muuttamiseen, kun kommunikoinnissa siirryttiin avoimempaan viestimiseen ihmisten ja organisaation eri osastojen välillä.

“Kyse ei ole IT-projektista, vaan uusien toimintatapojen ja tiedon jakamisen omaksumisesta. Tärkeää meille oli Intosomen avulla paitsi löytää liiketoimintahyötyjä tuovat toimintamallit, myös jalkauttaa ne käytännön työhön. Työvälineet ovat todella vain välineitä. Meillä panostettiin nimenomaan tähän jalkautuspuoleen. Kun käyttäjät näkevät hyödyt paitsi organisaation, myös itsensä kannalta, ja kun on olemassa yhteisesti sovitut käytännöt, onnistuminen on varmempaa”, toteaa Rauno Martikainen yhteenvetona.